Prima di adottare il sistema Bernardo, la nostra Associazione affrontava diverse sfide amministrative e operative.
Ecco alcune delle principali difficoltà che avevamo:
- La fatturazione era un processo lungo e macchinoso. Ogni mese, impiegavamo diverse ore per effettuare le registrazioni dei fogli viaggio, anche per la verifica dei pagamenti talvolta riscontravamo delle imprecisioni dovuti ai mancati collegamenti del precedente sistema.
- Tenere sotto controllo i rinnovi dei corsi, delle patenti e delle iscrizioni dei soci era un vero incubo. Spesso ci sfuggivano scadenze importanti, causando disagi sia ai soci che all’associazione stessa.
- La comunicazione tra il personale amministrativo e gli istruttori era frammentata e sbrigativa, nonostante ciò abbiamo sempre risolto i problemi che si presentavano.
All’inizio, l’introduzione del sistema Bernardo ha generato alcune perplessità tra il nostro personale.
Le principali preoccupazioni includevano:
- Molti dipendenti erano abituati ai vecchi sistemi e avevano timore di dover imparare una nuova piattaforma.
- C’era scetticismo riguardo alla capacità di Bernardo di risolvere realmente i nostri problemi soprattutto per ciò che riguarda i vari controlli e l’ottimizzazione dei tempi.
- La preoccupazione di dover investire tempo nella formazione e nell’adattamento al nuovo sistema senza ottenere un riscontro positivo in un periodo relativamente breve.
Nonostante le iniziali esitazioni, e l’impegno necessario per l’inserimento dei dati da un software all’altro, l’implementazione di Bernardo ha portato significativi miglioramenti, ecco come il sistema ha risolto le nostre difficoltà.
Bernardo ha ridotto il tempo necessario per lo svolgimento delle mansioni amministrative giornaliere, la verifica dei pagamenti è diventata quasi immediata. Il sistema invia notifiche automatiche in caso di pagamenti mancanti o in ritardo.
Con Bernardo si possono gestire in pochi passaggi e automaticamente i solleciti inviando promemoria, questo ha ridotto i crediti; il sistema permette le verifiche dei fornitori, le scadenze, inoltre utilizzando il modulo “rendicontazione” è possibile in pochi passaggi eliminare il lavoro futuro macchinoso e lungo per la lavorazione dei dati raccolti nel corso dell’anno.
Inoltre Bernardo include strumenti di comunicazione interna che hanno facilitato il coordinamento tra amministrazione e dipendenti/volontari, riducendo gli errori e migliorando l’efficienza operativa.
Oggi, il personale della nostra Associazione è entusiasta dell’uso di Bernardo. Le iniziali resistenze sono state superate e il team apprezza l’efficienza e la semplicità del sistema. I dipendenti riconoscono che Bernardo ha semplificato il loro lavoro, ha ottenuto un maggio controllo permettendo così di offrire un servizio migliore.
Alla luce della nostra esperienza, consiglio vivamente ad altre associazioni di adottare il sistema Bernardo. Non solo semplifica e ottimizza la gestione amministrativa, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più produttivo e soddisfacente.
